Gérer un évènement tel qu’un mariage, avec parfois plus d’une centaine d’invités, demande d’avoir organisation et précision. Cela dit, soyez tranquille dans cet article vous trouverez quelques conseils qui pourront vous aider à structurer votre gestion.

Appuyez-vous sur vos témoins, famille pour l’organisation

En effet, mettez à contribution votre « premier cercle » pour vous donner quelques petits coup de main, réalisez certaines missions.

S’ils se sont déjà mariés ils pourront vous faire part de leur expérience et conseils.

Répartissez les rôles: attribuez une ou des taches claires et précises à chaque personne.

Montrez votre gratitude: en bon chef d’équipe sachez remerciez vos troupes et témoignez leur gratitude! (Par exemple en leur offrant une bonne pizza, simple suggestion…^^).

Alliances et faire-part dans coffret

Dans le cadre du reportage photographique

Vous pouvez par exemple confiez à un témoin/proche la charge de:

  • présenter les alliances dans leur coffret avant la cérémonie pour en faire un cliché
  • mettre de côté un exemplaire du faire-part, là aussi pour en faire un cliché
  • présentez  » qui est qui «  afin que votre serviteur puisse identifier les VIP à photographier en priorité et s’intègre plus facilement aux invités
  • durant les photos de groupe: lui confiez une liste des différents groupes (ex: la famille, les amis, les collègues…) en lui demandant d‘aider à appeler chaque groupe de personnes afin que les groupes s’enchainent assez rapidement le jour du mariage (très utile quand il y a un grand nombre d’invités!)

 

Portrait en groupe Portrait en groupe / photocall

 

Exemple de mission que vous pouvez confier à un témoin: aider à appeler les différents groupes d’invités, cela permettra de gagner en rapidité et efficacité (notamment quand il y a un grand nombre de personnes)

Préparez un programme de la journée

Comme déjà indiqué dans cet article sur le devis, c’est un point que je recommande dés le premier appel préliminaire et qui permettra également de vous proposer un devis personnalisé (puisque calculé en fonction de la durée du reportage).

Au delà de devis un programme clair de votre évènement pourra aussi vous aider à vous organiser.

Notez les principaux moments, leurs horaires de début et fin, les différents lieux, ainsi que les temps de déplacements entre chaque site.

Soyez larges et prévoyez toujours une marge en cas retard ou d’imprévus éventuels!

Ainsi même en cas de contre-temps vous serez sereins et détendus et surtout vous garderez le sourire (un stress excessif pouvant se voir sur les visages et donc les photos).

 

Demandez conseil à vos prestataires

En effet, n’hésitez pas à les solliciter afin de bénéficier de leur expérience.

Gardez toujours à l’esprit que votre serviteur est également disponible pour vous renseigner. Il mettra à votre disposition son expérience acquise au fil des années ce qui pourra vous être.

D’ailleurs cela vous aussi pour vos autres prestataires. Pour rappel vous trouverez sur cette page une sélection de professionnels de qualité qui disposent eux aussi d’une réelle expertise et qui pourront eux aussi vous conseiller dans leurs domaines respectifs.

 

Conseil Bonus: Donnez vous le temps !

Mieux vaut prendre le temps et démarrer la préparation en amont. En général les couples réalisent les réservations auprès des prestataires (domaine, traiteur, DJ, photographe…)  plusieurs mois à l’avance, et même souvent 1 an avant la date de l’évènement.

Cela permet de mieux anticiper, d’avoir aussi plus de choix parmi les professionnels encore disponibles et d’être donc plus détendus.

Réalisez les recherches, les appels/visites, comprendre le fonctionnement de chaque intervenant… tout cela demande du temps et un peu d’énergie. Pour vous faciliter la tache, vous pouvez réaliser un « plan d’action » par semaine (telle semaine trouver le traiteur, la suivante la maquilleuse, celle d’après le photographe…)

Prévoyez aussi la trésorerie nécessaire afin de réaliser les premiers versements que vous demanderont les prestataires pour confirmer la réservation de leurs services.

 

En conclusion: restez détendus et tranquilles

Voilà, j’espère que ces conseils vous seront utiles. En complément de cet article, je vous invite à visiter les albums présentés sur ce site afin de visionner plusieurs exemple de reportages.

Puis, comme indiqué plus haut, je suis à votre disposition pour vous conseiller et vous renseigner. Aussi je vous invite à prendre contact, ce qui vous permettra de réservez dés à présent la date de votre évènement.

Voilà, à très bientôt! 🙂